マイクロソフト、「Ａｃｃｅｓｓ」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを活用する。

当サイトのキーワードの「アクセス解析」実施すると、「ＡＣＣＥＳＳ、　2007、　Runtime」等のキーワードで検索されている方が、毎日、大勢いらっしゃいますが、「何がしたいのか？」キーワードからは、私の頭が悪いせいなのか、さっぱり読めません。

そんなに、敷居の高いアプリケーションではありませんので、是非下記の条件を満たしている方は、トライしてみて下さい。　応援いたします。

Accessを利用した、業務アプリケーション作成で便利な使い方や機能の活用方法について

元々、「ＡＣＣＥＳＳ」は、素人向けの「データベースアプリケーション作成ソフト」です。
データ項目（テーブル）設計さえ、うまくできれば、半分できたも同然です。

業者に頼んで、作成すると、かなりの「予算」が必要です。

「金」の無い会社でも、こんな社員がいれば、作成できると思います。
金も無い、人材も無い、やる気も無い　の３無いでは無理ですが。

・「頭」は、悪くてもかまいません。　私のような「頭」でも。。できますので。
・調査・分析できる人（書籍、Webを活用）。
・こつこつ、努力できる人　（1年くらい辛抱できる人）。
・自分の会社の実業務をちゃんと全部理解できている人。
・最終的には、サンプルコードを見て、理解して、VBのコードを組み込める人。
　（プログラミングの経験は、あまり関係ないと思います）

　本来、スタンドアロン（一人で使用する／１台のPC）用のデータベースソフトですが、３〜４人程度の人数で、そんなに同時にＡＣＣＥＳＳで作成したデータベースファイル（mdb）にアクセスしなければ、LAN（ローカルエリア）環境でファイル共有すれば、複数人で同一のデータベースを利用できます（本当は、サーバーを利用した方が良いが。。。。）。 　　もし将来、業務が拡大したら、SQLサーバーを使えば良い。


  １．便利な業務管理アプリケーション　具体例

小さな会社の「業務」でしたら、よっぽど特殊な業務でない限り、「簡単？」に、下記のようなアプリケーションができてしまいます。

１）見積・請求管理システムだけで良い場合
それぞれ社員が、見積を作成して、売上が確定した時点で請求データにボタン1つでCOPYする。
見積データを共有して、参照してCOPYして、編集して再利用できるようにすると、大変な見積作成作業の効率がアップします。

２）売上（販売）・仕入れ管理システム
得意先が複数ある場合は売上管理システムで、顧客別に伝票を集計して、明細、請求書を発行する。
これも売上データを共有すると、複数人で各自伝票入力できます。
経営者でも、毎月の売上を一発で確認できます。

３）在庫管理システム
在庫管理業務ソフトは、実業務で在庫の管理をするための「ルール」さえ守れない、「いい加減な組織」では、システムが機能しませんので、従って必要ありませんが。。。

４）顧客管理システム
顧客基本情報と多数発生する購買情報、サービス実施の情報ファイル（データ）を分割して管理する。
お客様の履歴が蓄積して行きますので、活用範囲が広がります。 （プチ　CRMの構築ですか？）

上記の業務を組み合わせて、システムを作成することも可能です。
顧客管理と請求業務なら、１）と４）または、２）と４）と云うように。 


  ２．機能の活用事例

１）顧客管理データベースで、Accessの画面から、相手にメールを送信する方法。

難易度順
（１）オートメーション機能を使い、画面データをOutlook経由でメールを自動送信する。
　VBの知識が必要です。

（２）オートメーション機能を使い、Outlook送信画面に直接、送信データを貼り付ける。
　VBの知識が必要です。

（３）送信データ画面を作成して、クリップボードにCopyして、「Outlook」や「Outlook　Express」の送信画面にデータを貼り付ける。
　VBの知識がなくても、フォームを作成できれば、実現できます。


２）アクセスの画面から、印刷せずに出力帳票をFAX複合機で、相手にFAX送信する。

（１）必要機器
・ネットワーク対応のFAX機能付き複合機（オフィス向けのプリンター）
・該当製品のFAX送信用のドライバー
・宛先データ管理用のソフトとFAX宛先データの登録。

（２）送信方法
アクセスで印刷プレビューで帳票を開くようにする。
印刷のプロパティ画面でFAX送信用のプリンタードライバーを選択する。
FAX送信用の画面が表示されて、宛先を選択してFAX送信ができます。

上記の「複合機」と「ネットワーク（LAN）」が社内にあれば、予算0円で導入できます。


３）アクセスの画面から、出力帳票をPDFファイルとして出力する。

（１）必要ソフト
・PDF出力仮想プリンタードライバー
・プレビューで帳票を開いて、印刷時にこの仮想プリンターを指定して印刷するとPDFファイルが出力します。

「PrimoPDF」のようなソフトです。
関連ページを参照：　フリーのPDF関連ソフトのまとめ　

２）、３）の項目は、ドキュメントを印刷しませんので、プチ　ペーパーレスの効果も期待できます。


４）EXCELで作成した帳票レイアウトを一発でACCESSのレポートに変換する。

Accessのレポート機能を使い、罫線たくさんの帳票レイアウトを作成するのは、本当に大変な作業です。
何と、「ACCESS　レポート＆印刷」云う書籍にアプリケーションサンプルが付録のCD-ROMにあり、これを利用すると、面倒な帳票レイアウトでも一発で変換してくれます（涙が出るほど、助かります）。

ブログ右サイドバーに貼り付けてあります。


＜補足＞

−参照設定画面−
オートメーション機能を利用する場合、VB　Editerを開いて、
メニューバーのツールより参照設定画面を開く。


EXCEL、Word、Outlookの機能を使用するときは、上記の画面から参照設定を実施します。
そうすると、呼び出したり、利用することができます。

＜サイト内の関連記事＞
・第１回の内容は、ACCESS（アクセス）データベース作成ソフトについて
Accessの能力評価、問題点について記載いたします。
こちらからどうぞ　http://weba03.blog96.fc2.com/blog-entry-151.html

・第２回の内容は、マイクロソフト　ACCESS（アクセス） 概要
Accessのバージョン、コンポーネンツ、EXCELからの移行、配布形態、拡張性などについて記載いたします。
こちらからどうぞ　http://weba03.blog96.fc2.com/blog-entry-167.html

・第３回の内容は、マイクロソフト　ACCESS（アクセス）２００７の情報
2007の試用版、ランタイム情報、他のバージョンからの移行ついて記載しています。
こちらからどうぞ　http://weba03.blog96.fc2.com/blog-entry-168.html

・第４回の内容は、ACCESS　トラブル対処の情報１
ACCESS2000で壊れてしまったmdbファイルを修復する方法」です。
こちらからどうぞ　http://weba03.blog96.fc2.com/blog-entry-190.html

・第５回の内容は、ACCESSを「ファイル共有」で使用する場合の注意事項
ACCESSで「ファイル共有」方法とファイル共有する時の注意事項です。
こちらからどうぞ　http://weba03.blog96.fc2.com/blog-entry-191.html 

・第6回の内容は、ACCESSのトラブル対処の情報２
ACCESSの「「メモリ不足」エラーについてです。
こちらからどうぞ　http://weba03.blog96.fc2.com/blog-entry-193.html

・第７回の内容は、ACCESSで Jet 4.0 データベースの動作環境を最適に保つ方法
こちらからどうぞ　http://weba03.blog96.fc2.com/blog-entry-202.html  

第８回　Access 2000とMSDEを利用してクライアント／サーバーシステムを構築する

＜ACCESS　講座＞　 （WEBサービス ニュース）
・第１回　マイクロソフト　ACCESS（アクセス）でデータベースを作成 (2008年7月)
・第２回　マイクロソフト　ACCESS（アクセス）でデータベースを作成 (2008年8月)
・第３回　マイクロソフト　ACCESS（アクセス）でデータベースを作成 (2008年8月)

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